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Contar con un ERP eficiente y flexible que se adecue a las características de tu negocio tiene una amplia lista de beneficios, especialmente si hablamos de la gestión de proveedores. Uno de los errores más comunes en las PyMES es la falta de visibilidad sobre el rendimiento de sus distribuidores, lo que a largo plazo puede significar una pérdida importante de dinero, desorganización por falta de control, tendencia a errores, demora en la toma de decisiones entre otros factores más. Por ello, un ERP para gestión de proveedores es una herramienta clave para optimizar el rendimiento de las pequeñas y medianas empresas.
Importancia de un software ERP para la gestión de los proveedores
El control adecuado de los proveedores es un eslabón fundamental para cualquier comercio; tanto que si este falla, se pueden ver afectados de manera significativa los procesos internos y externos. Por tal razón, su relevancia consistirá en las siguientes actividades:
- Supervisar los tiempos de entrega y disponibilidad de productos o servicios.
- Administrar y dar seguimiento a los pedidos.
- Monitorear y evaluar la eficacia en la respuesta a consultas o requerimientos.
- Recibir y realizar los pagos correspondientes a las facturas.
- Implementar medidas para proteger la confidencialidad de los datos almacenados.
Beneficios de una buena gestión de proveedores
Reducción de Costos
Gestionar de manera efectiva a tus distribuidores puede lograr mejores acuerdos para obtener precios y condiciones de compra más favorables, lo que al final será un ahorro de dinero para tu empresa.
Mejor Calidad y Eficiencia
Evaluar constantemente el desempeño de los proveedores asegura que los productos y servicios entregados cumplan con los estándares de calidad requeridos. Así mismo, permite la optimización de procesos de adquisición para la reducción de tiempos de entrega, esto te ayudará a presentar un mejor servicio o productos a tus clientes finales.
Flexibilidad
Gestionar correctamente la cadena de suministro permite la adaptación rápida y eficaz a los cambios de la demanda y las condiciones del mercado para resultar beneficiados. Así podrás anticiparse a las incidencias que pueden existir para evitar roturas de stock, retrasos u otros obstáculos.
Mayor Competitividad
Tendrás más propuestas y desarrollo de nuevos productos que se adapten a las necesidades de tus clientes para aumentar su fidelización. Esto gracias a la variedad de proveedores y la elección de la mejor opción.
Reducción de Riesgos
La gestión de proveedores ayuda a prevenir y mitigar problemas como retrasos de las entregas, la falta de materias primas o poca calidad de las mismas. Su importancia radica en que si el proveedor falla, también se verán afectadas las demás partes del proceso.
Ventajas de contar con un ERP para la gestión de proveedores
- Automatización de los Procesos de Compra
Agiliza y optimiza cada etapa del proceso de adquisiciones, desde la solicitud hasta la aprobación y pago. - Mejores Negociaciones
Mejora las condiciones comerciales con los proveedores mediante el análisis de mercado y los históricos de compras. - Todos los Datos en un Mismo Lugar
Integra la información relacionada con compras y proveedores en una sola plataforma para facilitar el acceso, análisis y toma de decisiones. - Planificación de Gastos
Considera necesidades futuras, disponibilidad de fondos y fluctuaciones del mercado para optimizar las compras. - Evaluación de los Proveedores
Implementa sistemas de evaluación periódica para medir el cumplimiento de calidad, tiempo de entrega, precios y servicio al cliente por parte de los proveedores. - Administración de Inventario
Gestiona los niveles de stock para evitar excesos o faltantes, utilizando herramientas y métodos que optimicen la rotación de inventarios. - Control de Procesos y Estrategias
Aplica revisiones para asegurar el cumplimiento de políticas internas y mejorar continuamente las estrategias de compras. - Mejora en las Áreas de Conectividad
Optimiza los sistemas de comunicación para facilitar la colaboración entre la empresa y sus proveedores. - Seguimiento de las Entregas
Establece procedimientos para monitorear de manera efectiva cada paso del proceso de compras, desde la solicitud de cotización hasta la recepción final de los bienes o servicios. - Identificación y Resolución de Problemas
Identifica posibles problemas en los procesos de compras para tomar acciones correctivas de manera oportuna y mantener la eficiencia operativa.
¿Qué ocurre si no contratas el software ERP adecuado?
Por otro lado, contar con un software para la gestión de proveedores no es suficiente, este debe ser uno actualizado, que reciba soporte de manera constante y que opere de acuerdo a la industria a la que pertenece tu negocio. En otro caso, pueden ocurrir errores como la caída de los ingresos a causa del retraso durante su implantación o que no todos los datos de los proveedores se migren correctamente a la nueva plataforma. Para evitar esto, te sugerimos tomar en cuenta los siguientes aspectos antes de elegir el mejor sistema ERP para tu empresa:
- Solvencia y experiencia del distribuidor
- Facilidad de uso
- Diseño adecuado para tu industria
- Capacidad de ampliación
- Frecuencia de mantenimiento
Ahora que conoces los beneficios de contar con un software para la gestión de proveedores, te recomendamos Zafirosoft; empresa dedicada al desarrollo e implementación de sistemas ERP, tecnología y análisis de procesos. Zafirosoft se adapta a las necesidades específicas de cada negocio, pues cuenta con clientes de diversos giros como clubes sociales y deportivos, refaccionarias, ferreterías, restaurantes, gaseras, comercializadoras, entre otros giros más. Gracias a sus diferentes funcionalidades como la logística, contaduría, recursos humanos, control de inventario, crédito y cobranza podrás ahorrar costos, tendrás actualizaciones permanentes y seguridad de tus datos con un sistema de respaldos.
